《工作場所職業(yè)衛(wèi)生管理規(guī)定》（國家衛(wèi)健委令第5號）（以下簡稱《規(guī)定》）已于2021年2月1日起施行。
職業(yè)衛(wèi)生檔案是用人單位職業(yè)衛(wèi)生管理全過程的真實記錄和反映，也是衛(wèi)生健康主管部門日常監(jiān)督檢查的重要參考依據(jù)。根據(jù)《職業(yè)病防治法》和5號令規(guī)定，用人單位應(yīng)當(dāng)建立職業(yè)衛(wèi)生檔案，并指定專（兼）職人員負(fù)責(zé)管理。
一、《規(guī)定》相關(guān)職業(yè)衛(wèi)生檔案的主要內(nèi)容
《規(guī)定》第34條規(guī)定，用人單位應(yīng)當(dāng)建立健全下列職業(yè)衛(wèi)生檔案資料：（二）職業(yè)衛(wèi)生管理規(guī)章制度、操作規(guī)程；（三）工作場所職業(yè)病危害因素種類清單、崗位分布以及作業(yè)人員接觸情況等資料；（四）職業(yè)病防護設(shè)施、應(yīng)急救援設(shè)施基本信息，以及其配置、使用、維護、檢修與更換等記錄；（五）工作場所職業(yè)病危害因素檢測、評價報告與記錄；（六）職業(yè)病防護用品配備、發(fā)放、維護與更換等記錄；（七）主要負(fù)責(zé)人、職業(yè)衛(wèi)生管理人員和職業(yè)病危害嚴(yán)重工作崗位的勞動者等相關(guān)人員職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)資料；（八）職業(yè)病危害事故報告與應(yīng)急處置記錄；（九）勞動者職業(yè)健康檢查結(jié)果匯總資料，存在職業(yè)禁忌證、職業(yè)健康損害或者職業(yè)病的勞動者處理和安置情況記錄；（十）建設(shè)項目職業(yè)病防護設(shè)施“三同時”有關(guān)資料；（十一）職業(yè)病危害項目申報等有關(guān)回執(zhí)或者批復(fù)文件；（十二）其他有關(guān)職業(yè)衛(wèi)生管理的資料或者文件。
《規(guī)定》第48條規(guī)定，用人單位未按照規(guī)定建立、健全職業(yè)衛(wèi)生檔案和勞動者健康監(jiān)護檔案的，由衛(wèi)生健康主管部門責(zé)令限期改正，給予警告；逾期未改正的，處十萬元以下的罰款。
分類檔案一：職業(yè)衛(wèi)生管理機構(gòu)和責(zé)任制檔案分類檔案二：職業(yè)衛(wèi)生管理制度、操作規(guī)程檔案分類檔案三: 職業(yè)病危害因素種類清單、崗位分布及作業(yè)人員接觸情況檔案分類檔案四：職業(yè)病防護設(shè)施、應(yīng)急救援設(shè)施檔案分類檔案五：工作場所職業(yè)病危害因素檢測、評價報告與記錄檔案分類檔案七：職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)檔案分類檔案八：職業(yè)病危害事故報告與應(yīng)急處置檔案分類檔案十：建設(shè)項目職業(yè)衛(wèi)生“三同時” 檔案分類檔案十一：職業(yè)衛(wèi)生安全許可證、職業(yè)病危害項目申報檔案分類檔案十二：職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)督檢查及其他管理檔案
三、職業(yè)衛(wèi)生檔案的主要內(nèi)容
分類檔案一：職業(yè)衛(wèi)生管理機構(gòu)和責(zé)任制檔案（2）職業(yè)衛(wèi)生管理機構(gòu)設(shè)立或指定文件和職業(yè)衛(wèi)生管理人員任命文件；（3）職業(yè)衛(wèi)生管理人員一覽表（表1－1）；
分類檔案二：職業(yè)衛(wèi)生管理制度和操作規(guī)程檔案（2）職業(yè)衛(wèi)生管理制度和操作規(guī)程一覽表（表2-1）；
（4）崗位職業(yè)衛(wèi)生操作規(guī)程文本（職業(yè)衛(wèi)生操作規(guī)程與安全生產(chǎn)等其他操作規(guī)程合并的，也可在其他檔案中存檔，但必須在“本檔案目錄”中注明其所存檔案和位置）；（5）職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、文件一覽表（表2-2）；
（6）職業(yè)衛(wèi)生法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、文件文本；分類檔案三：職業(yè)病危害因素種類清單、崗位分布及作業(yè)人員接觸情況檔案
（3）職業(yè)病危害因素清單、崗位分布及人員接觸情況表（表3-2）；
（5）接觸職業(yè)病危害人員勞動合同（勞動合同也可保存在勞動人事管理等部門檔案中，但必須在“本檔案目錄”中注明其所存檔案和位置）；（6）產(chǎn)生職業(yè)病危害的設(shè)備、材料及警示標(biāo)識一覽表（表3－4）；
（7）產(chǎn)生職業(yè)病危害的設(shè)備、材料、產(chǎn)品中文說明書、化學(xué)品安全技術(shù)說明書（相關(guān)中文說明書也可保存在設(shè)備管理等部門檔案中，但必須在本檔案目錄中注明其所存檔案和位置）；分類檔案四：職業(yè)病防護設(shè)施、應(yīng)急救援設(shè)施檔案（2）職業(yè)病防護設(shè)施、應(yīng)急救援設(shè)施配置表（表4—1）；
（3）職業(yè)病防護設(shè)施、應(yīng)急救援設(shè)施合格證、使用說明、保養(yǎng)維護說明、定期檢定證書（相關(guān)證書、說明書也可保存在設(shè)備管理等部門，但必須在本檔案目錄中注明其所存檔案和位置）；（4）職業(yè)病防護設(shè)施、應(yīng)急救援設(shè)施檢修/維護/更換匯總表（表4—2）（相關(guān)記錄也可保存在設(shè)備管理等部門檔案中，但必須在“本檔案目錄”中注明其所存檔案和位置）；
分類檔案五：工作場所職業(yè)病危害因素檢測、評價報告與記錄檔案（2）職業(yè)病危害因素濃度（強度）日常監(jiān)測記錄（表5-1）（相關(guān)記錄也可保存在監(jiān)測部門檔案中，但必須在“本檔案目錄”中注明其所存檔案和位置）；
（3）職業(yè)病危害因素檢測/監(jiān)測超標(biāo)整改一覽表（表5-2）；
（4）職業(yè)病危害檢測、評價委托書、機構(gòu)資質(zhì)；（6）職業(yè)病危害現(xiàn)狀評價（檢測）報告回執(zhí)表；（2）職業(yè)病防護用品配備標(biāo)準(zhǔn)（參照GB/T11651、GB/T18664、GBZ/T195等標(biāo)準(zhǔn)制定）；[根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)委2020年第31號公告，GB 39800.1-2020《個體防護裝備配備規(guī)范 第1部分：總則》將代替GB/T 11651-2008 《個體防護裝備選用規(guī)范》、GB/T 29510-2013《個體防護裝備配備基本要求》，并將于2022年1月1日實施。]（3）職業(yè)病防護用品發(fā)放/更換/維護記錄（表6-1）；
（4）職業(yè)病防護用品的生產(chǎn)單位及資質(zhì)證明、產(chǎn)品合格證明等；分類檔案七：職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)檔案（2）用人單位主要負(fù)責(zé)人、職業(yè)衛(wèi)生管理人員及職業(yè)病危害嚴(yán)重崗位人員職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)登記表（表7-1）；
（3）主要負(fù)責(zé)人、職業(yè)衛(wèi)生管理人員、職業(yè)病危害嚴(yán)重崗位人員職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)證書或復(fù)印件；（4）職業(yè)衛(wèi)生日常培訓(xùn)一覽表（表7-2）；
（5）職業(yè)衛(wèi)生年度培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)簽到表、試卷、成績表、影像資料（相關(guān)資料也可保存在勞動人事管理等部門檔案中，但必須在本檔案目錄中注明其所存檔案和位置）；分類檔案八：職業(yè)病危害事故報告與應(yīng)急處置檔案（2）職業(yè)病危害事故處理與應(yīng)急處置記錄；（3）職業(yè)病危害事故性檢測報告、技術(shù)鑒定材料；（4）事故現(xiàn)場取證材料（照片、證言、證詞等）；（5）醫(yī)院診斷、治療相關(guān)材料；（7）職業(yè)病危害事故調(diào)查報告及責(zé)任追究文件；（2）職業(yè)健康檢查結(jié)果匯總表（表9-1）；
（3）用人單位職業(yè)健康檢查處理、安置記錄（表9-2）；
（4）職業(yè)健康檢查結(jié)果告知記錄（表9-3）；
（5）職業(yè)健康檢查機構(gòu)資質(zhì)、委托協(xié)議；（6）職業(yè)健康檢查報告（個人職業(yè)健康檢查報告、診斷結(jié)果存入勞動者職業(yè)健康監(jiān)護檔案）；分類檔案十：建設(shè)項目職業(yè)衛(wèi)生“三同時” 檔案（2）建設(shè)項目職業(yè)衛(wèi)生“三同時”登記表（表10—1）；
（3）建設(shè)項目審核（備案）、審查、驗收許可意見書；
（4）建設(shè)項目職業(yè)病危害預(yù)評價報告、職業(yè)病防護設(shè)施設(shè)計專篇、建設(shè)項目職業(yè)病危害控制效果評價報告書、內(nèi)審意見表、自驗收報告；分類檔案十一：職業(yè)衛(wèi)生安全許可證、職業(yè)病危害項目申報檔案（2）職業(yè)病危害項目申報登記表（表11－1）；
（3）職業(yè)病危害項目申報／變更材料、申報／變更回執(zhí)；
分類檔案十二：職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)督檢查及其它管理檔案（2）職業(yè)衛(wèi)生檢查和整改記錄表（表12—1）；
（3）職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)管部門職業(yè)衛(wèi)生監(jiān)督檢查下達的執(zhí)法文書及相關(guān)記錄和資料；（4）用人單位自查的現(xiàn)場檢查記錄、整改意見書、處罰決定書、隱患整改記錄等；
四、職業(yè)衛(wèi)生檔案管理要求
1. 用人單位應(yīng)按照職業(yè)病防治相關(guān)法律法規(guī)的要求建立職業(yè)衛(wèi)生檔案，由職業(yè)衛(wèi)生管理部門綜合管理，制定職業(yè)衛(wèi)生檔案管理制度并設(shè)專人管理；
2. 用人單位為總公司或集團公司的，公司總部的職業(yè)衛(wèi)生檔案可適當(dāng)簡化，但其下屬用人單位必須嚴(yán)格按照職業(yè)病防治相關(guān)法律法規(guī)的要求設(shè)立職業(yè)衛(wèi)生檔案。
3. 職業(yè)衛(wèi)生檔案由一個匯總檔案和十二個分檔案組成，匯總檔案和十二個分檔案應(yīng)分別使用統(tǒng)一的檔案盒分類保存，檔案盒應(yīng)注明檔案名稱。
4. 職業(yè)衛(wèi)生檔案是衛(wèi)生健康主管部門監(jiān)督檢查的重要依據(jù)，應(yīng)永久保存，妥善保管。當(dāng)管理人員變化時，要做好交接工作。
5. 職業(yè)衛(wèi)生檔案涉及職工個人隱私和單位的保密信息，應(yīng)做好保密工作。
6. 用人單位發(fā)生分立、合并、解散、破產(chǎn)等情形的，職業(yè)衛(wèi)生檔案應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定移交保管。
